Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
Unternehmen müssen Unterlagen auch nach der Auflösung aufbewahren. Die Fristen laut Abgabenordnung:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre |
Quelle: § 147 Abs. 3 Abgabenordnung
Drei bis sechs Monate vorher
- Mietvertrag prüfen: Kündigungsfrist, Rückgabezustand, Rückbaupflichten für Einbauten
- Verträge kündigen: Telefon, Internet, Leasing, Wartung, Versicherungen, Reinigung
- Klären, was verkauft, weitergegeben oder mitgenommen wird
- Aufbewahrungsort für Unterlagen festlegen, die noch Jahre gebraucht werden
- Mit Steuerberatung und gegebenenfalls Gewerbeamt die Formalitäten klären
Akten und Datenschutz
- Kundenakten, Personalakten und Patientenunterlagen enthalten personenbezogene Daten und dürfen nicht im normalen Abfall landen.
- Für Praxen gelten oft zusätzliche Aufbewahrungsfristen aus dem Berufsrecht.
- Datenträger in Computern, Kopierern und Telefonanlagen löschen oder sicher vernichten lassen.
- Für die Vernichtung gibt es spezialisierte Dienstleister mit Nachweis. Eine Aktenvernichtung bieten wir selbst nicht an.
Gewerbeabfall kostet Gebühren
Abfälle aus einem Betrieb sind kein Hausmüll. In der Region Hannover berechnet die Deponie für gewerbliche Sperrabfälle und sortierbedürftige gewerbliche Abfälle 227,43 Euro je Tonne, gültig ab 1. Januar 2026 (aha). Elektrogeräte aus Betrieben haben eigene Rücknahmewege. Je mehr vorher verkauft, weitergegeben oder sortenrein getrennt wird, desto geringer sind die Entsorgungskosten.
In den letzten zwei Wochen
- Möbel, Regale und Einrichtung räumen lassen
- Einbauten nach Vereinbarung zurückbauen
- Fläche reinigen lassen, wenn der Vertrag das verlangt
- Zählerstände ablesen, Schlüssel zusammentragen
- Übergabe mit Protokoll, auch für Gewerbeflächen
Praxis, Kanzlei, Laden: Besonderheiten
Bei Arztpraxen und Kanzleien geht es nicht nur um Möbel, sondern um Akten mit besonders geschützten Daten. Klären Sie früh, wer die Unterlagen übernimmt oder verwahrt, etwa ein Nachfolger oder ein Archivdienst, und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Bei Läden und Gastronomie sind es eher Einrichtung, Kühltechnik und Restbestände. Kühlgeräte und Elektrogeräte aus Betrieben haben eigene Rücknahmewege.
Für die Rückgabe der Fläche gilt der Gewerbemietvertrag. Er regelt oft genauer als ein Wohnungsmietvertrag, was zurückgebaut werden muss: Trennwände, Bodenbeläge, Beschriftungen, Werbetafeln.
Was oft verkauft oder weitergegeben werden kann
- Büromöbel in gutem Zustand
- Regalsysteme und Lagertechnik
- Werkzeug und Maschinen
- Ladeneinrichtung
- Restbestände, sofern rechtlich zulässig
Wenn Sie Unterstützung möchten
Wir räumen Büros, Praxen, Läden und Lager in Hannover und der Region, trennen Gewerbeabfälle und übergeben die Fläche besenrein, auf Wunsch gereinigt. Die Besichtigung ist kostenlos, der Festpreis kommt innerhalb von 24 Stunden. Mehr unter Gewerbe entrümpeln und Büroreinigung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen aufbewahren?
Je nach Art 10, 8 oder 6 Jahre nach § 147 AO. Ihre Steuerberatung sagt Ihnen, was in Ihrem Fall gilt.
Darf ich Akten in den Papiermüll werfen?
Nicht, wenn sie personenbezogene Daten enthalten. Dafür gibt es Vernichtungsdienstleister mit Nachweis.
Ist die Entsorgung für Firmen kostenlos?
Nein. Gewerbliche Abfälle kosten Gebühren, an der Deponie Hannover 227,43 Euro je Tonne für gewerbliche Sperrabfälle.
Muss ich Einbauten zurückbauen?
Das regelt Ihr Mietvertrag. Lesen Sie ihn früh, damit genug Zeit für den Rückbau bleibt.
Räumen Sie auch am Wochenende, damit der Betrieb bis Freitag läuft?
Ja, wir arbeiten auch samstags und sonntags.
Wer übernimmt Patientenakten bei einer Praxisauflösung?
Das regeln Berufsrecht und Datenschutz. Klären Sie es mit Ihrer Kammer, bevor geräumt wird.